Недельный отчёт заказчику — одна страница. Четыре блока: сделано, в работе, часы и деньги, что нужно от вас. Готовый текст лежит ниже: его копируют целиком и подставляют свои числа.
Заказчик читает такую страницу минуту. И принимает одно решение из трёх: платить дальше, ждать или вмешаться. Всё, что этому решению не помогает, из отчёта убирают.
Образцы из поиска написаны для начальника, а не для заказчика
По запросу «отчёт о проделанной работе образец» выдачу занимают формы учителя, воспитателя и бухгалтера. Это отчёт сотрудника перед руководителем, и он доказывает занятость: часы присутствия, выполнение плана, показатели за период.
Запрос «отчёт заказчику» уводит в другую сторону. К строительному подряду и государственным закупкам. Там отчитываются расходом материалов и подписанными актами. Фрилансеру с одним внешним заказчиком не подходит ни первое, ни второе.
Внешний заказчик вашу занятость не проверяет. Он купил результат к сроку и хочет понимать, движется ли проект.
Статья 715 Гражданского кодекса даёт ему право во всякое время проверять ход и качество работы, не вмешиваясь в вашу деятельность. Недельный отчёт отдаёт это право по расписанию. И снимает тревожные сообщения среди недели.
Четыре блока недельного отчёта и что в них писать
Блок «Сделано» собирает закрытые за неделю задачи. Строка состоит из результата и места, где его посмотреть. «Главная страница: три состояния, ссылка на макет» работает. «Работал над главной» не работает: заказчику нечего открыть.
Блок «В работе» перечисляет то, что не закрыто. У каждой строки стоит дата готовности. Без неё блок превращается в список оправданий и читается как «непонятно когда».
Блок «Часы и деньги» — три числа. Сколько часов ушло за неделю, сколько всего с начала проекта, сколько осталось от сметы. Третье число важнее первых двух: оно показывает, хватит ли бюджета до конца работы.
Насколько подробно раскрывать сами часы — разобрано в статье про отчёт по времени для заказчика.
Блок «Нужно от вас» — вопросы, ответы на которые держат работу. У каждого вопроса стоит дата и последствие. «Логотип нужен до среды, иначе вёрстка шапки уедет на следующую неделю» — так вопрос звучит целиком.
| Блок | Что в строке | Чего в строке нет |
|---|---|---|
| Сделано | Результат и место, где его посмотреть | Пересказ процесса и технические подробности |
| В работе | Задача, этап, дата готовности | Оборот «на следующей неделе» |
| Часы и деньги | Часы за неделю, всего, остаток сметы | Поминутная выгрузка таймера |
| Нужно от вас | Вопрос, дата ответа, последствие | Напоминание без срока |
Готовый текст: скопируйте и подставьте свои числа
Отчёт живёт в теле письма или сообщения. Вложенный файл открывают реже, а на телефоне почти никогда. Если заказчик всё же просит файл, те же четыре блока переносят в документ или таблицу. Формат роли не играет, важен порядок.
Тема: «Название проекта» — отчёт за неделю ДД–ДД месяца
Сделано
— Задача. Результат одной строкой. Где посмотреть.
— Задача. Результат одной строкой. Где посмотреть.
В работе
— Задача. На каком этапе. Дата готовности.
— Задача. На каком этапе. Дата готовности.
Часы и деньги
— За неделю: … ч.
— Всего по проекту: … из… ч по смете.
— К оплате за неделю: … ₽. Счёт пришлю… .
Нужно от вас
— Вопрос. Ответ нужен до… . Без него сдвигается… .
Следующий отчёт — в пятницу.
Пустые места заполняются за четверть часа. Порядок блоков лучше не менять. Заказчик привыкает к нему за два-три письма и дальше читает по диагонали, сразу находя нужное.
Тема письма тоже держится одной формулы. Название проекта, слово «отчёт» и даты недели. Через месяц заказчик найдёт нужное письмо поиском по названию проекта за пару секунд.
Если у одного заказчика два проекта, отчётов тоже два. Один общий документ читается хуже: строки смешиваются, и деньги по проектам перестают сходиться.
Как это выглядит заполненным: неделя на 23 часа
Дарья собирает сайт клиники по ставке 2 000 ₽ за час. Смета проекта — 100 часов. Неделя закончилась в пятницу 18 сентября.
Тема: «Сайт клиники» — отчёт за неделю 14–18 сентября
Сделано
— Главная страница: три состояния, десктоп и телефон. Смотреть на тестовом адресе.
— Карточка врача: вёрстка готова, отдана в проверку.
В работе
— Страница «Услуги»: собрано 6 блоков из 9. Готово к среде 23 сентября.
— Форма записи: стоит, ждёт текста.
Часы и деньги
— За неделю: 23 ч.
— Всего по проекту: 68 из 100 ч по смете.
— К оплате за неделю: 46 000 ₽. Счёт пришлю в понедельник.
Нужно от вас
— Текст для формы записи. До вторника 22 сентября. Без него форма уедет на неделю.
— Фотографии врачей: свои или сток. Решение до среды 23 сентября.
Следующий отчёт — в пятницу 25 сентября.
Из такого письма видно всё сразу. Проект прошёл 68 часов из 100. За неделю появились два готовых экрана, одна задача стоит без текста. Заказчик отвечает на два вопроса, и работа едет дальше.
Итоговый отчёт по проекту пишут по тому же шаблону. Блок «В работе» из него убирают. На его место встаёт строка о передаче: какие исходники отданы, где лежат, в каком формате. Часы и деньги в финальном отчёте считают за весь проект целиком.
Блок «Нужно от вас» стоит дороже трёх остальных
Первые три блока отчитываются, четвёртый двигает проект и защищает ваш срок.
Статья 718 Гражданского кодекса обязывает заказчика оказывать содействие в работе. В том объёме, который прописан в договоре. Когда содействия нет и работа встала, подрядчик вправе требовать переноса сроков или увеличения цены.
До суда это доходит редко, а работает другое — письменная история. Когда вопрос про текст стоит в отчёте третью пятницу подряд, разговор о сорванном сроке идёт иначе. У вас четыре письма с датами, у заказчика — ни одного ответа.
Поэтому вопрос всегда пишут с ценой молчания: «Текст для формы записи. Нужен до вторника. Без него форма уедет на неделю, сдача сдвинется на 25 сентября». Заказчик видит свою задержку в днях, а не в упрёках.
Это не юридическая консультация: свой случай стоит разобрать с юристом.
Пятница, четверть часа: отчёт собирается из того, что уже учтено
Отчёт не пишут по памяти — в пятницу вечером память врёт. Строки берутся из трёх мест: закрытые за неделю задачи, записи времени, список зависших вопросов. Если эти три места ведутся всю неделю, ни одного нового подсчёта делать не придётся.
Три года у нас нет общего офиса, вся команда работает из разных городов. Пятничное письмо заказчику появилось в UXCODE раньше любых программ. Его писали руками. Иначе в понедельник приходило «ну что там?», и день начинался с оправданий.
Числа для третьего блока берутся из того, чем вы считали время. В таблице это сумма по колонке за пять дней. В WorkClient часы уже разложены по проектам, и сумма к оплате за период считается сама. Остаётся перенести три строки в письмо.
Если письмо писать не хочется совсем, заказчику открывают страницу проекта по ссылке, и он смотрит статус сам. Как она устроена — в разборе про ход работы одной ссылкой.
День отчёта и его форму лучше прописать в договоре. Тогда это перестаёт быть вашей доброй волей и становится обязанностью обеих сторон: вы пишете в пятницу, заказчик отвечает до вторника.
Когда отчёт лишний и когда он мешает работе
Недельный ритуал нужен не каждому проекту, а иногда и прямо вредит. Вот пять случаев и что делать в каждом.
| Случай | Что происходит | Что вместо отчёта |
|---|---|---|
| Проект короче двух недель | Ритуал съедает долю небольшого бюджета | Одно письмо при сдаче |
| Созвон каждый день | В пятницу заказчик читает то, что слышал в среду | Три строки итога сразу после созвона |
| Три недели одни и те же строки в «В работе» | Со стороны это выглядит простоем | Причину вынести в блок «Нужно от вас» |
| Письмо длиннее экрана телефона | Его не читают и переспрашивают написанное | Одна строка на пункт, четыре блока и всё |
| Часы без закрытых задач | Разговор уходит в торг за минуты | Показывать часы только рядом с блоком «Сделано» |
Дороже всего обходится третий случай. Молчание в блоке «Нужно от вас» превращает вашу вынужденную паузу в вашу же вину.
Что сделать с первым отчётом в эту пятницу
- Скопируйте текст из четырёх блоков в письмо, не меняя порядок.
- В блоке «Сделано» замените глаголы на результаты: что открыть и где посмотреть.
- Поставьте дату готовности каждой строке в блоке «В работе».
- У каждого вопроса в четвёртом блоке укажите дату ответа и то, что сдвинется без него.
- Отправьте до конца пятницы и дальше пишите в тот же день недели.