Несколько проектов одновременно ведут так: держат их в одном списке, дают каждому свой цвет, утром выбирают два на сегодня. Вечером каждый закрывают одной строкой. Весь порядок собирается за одно утро.
Четыре папки на рабочем столе: каток, клиника, банк и лендинг, который тянется с весны. Тимур открывает ноутбук и спрашивает вслух: «С какого начать?» На этот вопрос у него уходят первые полчаса дня.
Один список, в котором видно все четыре проекта сразу
Пока проекты живут в переписке, почте и папках, их держит голова. Она же их и путает: заказчику катка вы отвечаете про клинику, а потом извиняетесь за чужой текст в письме.
Первый ход — собрать всё в одно место: подойдёт таблица, заметка или доска в программе. Важно одно — четыре строки должны быть видны одним взглядом, без прокрутки и без открывания вкладок.
Четыре шага, которые занимают одно утро:
- Выпишите проекты, которые считаете живыми: их обычно больше, чем казалось, и всплывают один-два забытых.
- Поставьте каждому слово о состоянии: «идёт», «жду ответа», «на паузе». Станет видно, сколько проектов стоит не по вашей вине.
- Допишите имя заказчика и ближайший срок — теперь список отвечает на вопрос «как там у нас?» без открывания файлов.
- Вычеркните всё, что проектом так и не стало: разовые задачи и «надо бы когда-нибудь» живут в другом месте.
Получается вот такая табличка, имена и сроки в ней вымышленные:
| Проект | Цвет | Состояние | Ближайший срок |
|---|---|---|---|
| Каток | синий | идёт | макеты в четверг |
| Клиника | зелёный | жду ответа | текст от заказчика |
| Банк | красный | идёт | презентация в пятницу |
| Лендинг | серый | на паузе | вернуться в ноябре |
На экране теперь не четырнадцать дел, а четыре обязательства перед живыми людьми.
Цвет заказчика узнаётся раньше названия
Название читают, а цвет видят — разница в доли секунды, но переключений за день набирается много. Дайте каждому проекту один цвет и держите его везде: на папке, в списке, в записи времени.
Мак метит файлы и папки цветными тегами. Избранные ставятся сочетаниями от ⌃1 до ⌃7, а ⌃0 снимает с файла все разом. Теги видны в боковом меню Finder, и по ним можно группировать содержимое папки (теги на Mac).
Цветов держите столько же, сколько проектов. Пятый заводить не приходится: когда проектов становится пять, дело уже не в метках. Почему — в конце.
Имя заказчика работает как второй цвет: ставьте его первым словом в названии файла и первой строкой в черновике письма. Тогда письмо про клинику физически не уйдёт на каток.
И не отвечайте двум заказчикам подряд: между письмами нужна пауза хотя бы на минуту. Иначе интонация одного разговора переезжает в другой, и выходит сухо там, где вы вовсе не сухой человек.
Утро: кому из четырёх достаётся день
Выбор делается один раз и занимает минуту. Два проекта двигаются сегодня. Остальные ждут. Они не мигают и не просят внимания.
Кого выбрать, решают два вопроса: у кого срок ближе и кто ждёт ответа именно от вас. Второй вопрос важнее первого, потому что проект с мячом на вашей стороне дорожает каждый день молчания.
Запишите выбор там, где увидите его в одиннадцать и в три: без записи он растворяется после первого письма.
Третьему проекту оставьте окно на ответы — минут двадцать, без погружения в работу. Этого хватает, чтобы заказчик не решил, что про него забыли.
Сам ритуал утра и вечера разобран отдельно — утренний план и вечернее закрытие. Про то, сколько задач держать в работе на доске, написано в канбане для одного.
Переключение стоит дороже, чем кажется
Переключение — это не одно движение мышью. Надо найти файлы, вспомнить, на чём встали, перечитать последние письма. Положим, пять минут на вход и десять переключений за день. Почти час, за который никто не заплатит.
Мак умеет разводить проекты по отдельным рабочим столам — они называются пространствами. В пространстве видны только окна, которые вы туда положили. Пространств бывает до шестнадцати, а переключаются они сочетаниями ⌃← и ⌃→ (рабочие столы и пространства на Mac).
Любой программе можно назначить своё пространство, и она всегда будет открываться там же. Обои у каждого пространства свои, поэтому проект узнаётся до того, как вы прочли хоть слово.
Часы по проектам поначалу ведут в таблице: колонка на проект, начало и конец, и этого хватает, пока проектов два.
В WorkClient виджет таймера один на все проекты, а идти одновременно могут до трёх. Час созвона по катку и час правок по клинике не отнимают время друг у друга. Таймеры проектов запускаются с клавиатуры — ⌥⇧1, ⌥⇧2, ⌥⇧3.
Когда два проекта идут в один и тот же час, время считают иначе — про это есть отдельный разбор.
Вечер: каждый проект закрывают одной строкой
В конце дня по каждому рабочему проекту пишут строку: где встали и что первое завтра. Две строки, полторы минуты. По ждущим проектам строка другая — кого ждёте и с какого числа. Дата сама подскажет, когда пора напомнить.
Утренние полчаса Тимура уходят ровно на это. Каждое утро он заново вспоминает то, что вечером знал точно.
Полторы минуты вечером возвращают эти полчаса утром. Нигде больше в схеме время не окупается так быстро.
Пятый срочный проект ломает схему в тот же день
Схема держится, пока живых проектов три-четыре. Пятый срочный ломает её сразу: выбор двух перестаёт быть выбором, потому что горят три.
Список тут ни при чём — сломались сроки. Решают это разговором с заказчиком, и цветные метки бессильны. Один срок придётся двигать. Вопрос только в том, узнает заказчик об этом сегодня или в день сдачи.
Ломается и в другом месте: заказчик отвечает раз в неделю. Проект честно стоит в ожидании, а срок идёт своим ходом. Спасает письменная отметка: когда спросили и чего ждёте. Как её вести, разобрано в статье «Ждём клиента».
И последнее. Список не заменяет показа работы: ваших цветов и строк заказчик не видит. Ему нужна своя картинка — как показать заказчику ход работы.
Что открыть завтра до первой задачи
- Сверьте цвета: тег на папке проекта и цвет самого проекта в программе — один оттенок.
- Выберите два проекта на сегодня и запишите выбор там, где увидите его днём.
- Прочитайте вчерашние строки закрытия до того, как открыли почту.
- Загляните в проекты на ожидании и решите по каждому: напомнить или подвинуть срок.