Зависшую задачу убирают из «В работе» и помечают отдельно: ждём ответа. День напоминания ставят сразу, в ту же минуту. Время молчания в счёт не пойдёт. Два готовых письма клиенту — в конце статьи.
Понедельник, доска проекта. Карточка с ценовым блоком девятый день стоит в колонке «В работе». Таймер по ней показывает 40 минут: столько ушло до места, где кончился присланный текст. Восемь дней назад вы написали Марине: «Пришлите цены на три тарифа». Ответа нет.
Задача у заказчика занимает место в списке, но не в вашем дне
Колонка «В работе» отвечает на один вопрос: чем заняты ваши руки. Карточка, которая ждёт чужого письма, на него не отвечает, но остаётся в счётчике дел, в утреннем плане и в голове.
К пятнице таких карточек набирается три: день выглядит забитым, а таймер за неделю показывает 4 часа. Новую работу вы не берёте: в работе ведь уже три задачи. В работе — ноль.
Счётчик дел при этом врёт в обе стороны. Он завышает загрузку сегодня и занижает её на следующей неделе, когда три ответа придут в один день.
Отдельный статус ожидания снимает это расхождение: он отвечает на другой вопрос — у кого сейчас мяч. Как устроен весь конвейер, разобрано в канбане для одного; здесь речь про одну зависшую карточку.
Что написать на карточке, чтобы через неделю не вспоминать
Карточка в ожидании отвечает на четыре вопроса без открытия переписки, и каждый ответ занимает одну строку:
- чего ждёте — словами запроса: «цены на три тарифа, текстом»;
- кому и куда написали — «Марине, на почту»;
- с какого дня ждёте;
- когда напомните.
Первая строка важнее остальных. Формулировка «жду ответа» через неделю бесполезна: вы не вспомните, о чём именно спрашивали, и полезете перечитывать чат.
Четвёртая строка держит срок самого ожидания: по ней вы решаете, наступил день писать или ещё нет. Первые три читаются уже в этот день, чтобы не собирать разговор заново.
Заполненная карточка выглядит так: «Жду цены на три тарифа, текстом. Писал Марине на почту. Жду с 6 октября. Напомнить 9 октября».
Ожидание без даты — это забытая задача
Дату возврата берут из договора: если в нём записан срок на замечания и материалы, он и есть ваша дата. Пункт про это стоит там ровно для таких дней.
Когда срока в договоре нет, его назначаете вы — и называете вслух в том же письме. Ориентиры для примера:
| Чего ждёте | Сколько ждать | Когда напомнить |
|---|---|---|
| Слово, цвет, формулировку — мелкое согласование | 2 рабочих дня | На третий рабочий день |
| Приёмку макета или текста | 3–5 рабочих дней | На шестой рабочий день |
| Материалы: тексты, фото, доступы | 3–5 рабочих дней | На шестой рабочий день |
| Подпись, счёт, предоплату | неделя | На восьмой день |
Четыре дня из канбана для одного — про другое. Это порог еженедельной ревизии: в пятницу вы открываете колонку и смотрите, что стоит дольше четырёх дней. Сроки из таблицы — порог самого напоминания, и он у каждого ожидания свой.
Дата ставится в ту минуту, когда вы двигаете карточку. Не вечером и не в пятницу. Напоминание в назначенный день не выглядит навязчивым. Вы предупредили о нём заранее, в том самом письме, — значит, оно часть договорённости.
Просрочка заказчика снимает с вас просрочку, а срок сдачи двигает договор
Сначала о том, относятся ли правила о подряде к фрилансеру. Чаще он подписывает договор на услуги, и статья 783 кодекса общие правила о подряде к нему распространяет. Но с ограничителем: если они не противоречат статьям 779–782 и особенностям самих услуг.
Дальше работает статья 719. Подрядчик вправе не приступать к работе или приостановить начатую, если нарушение со стороны заказчика мешает её исполнить.
Перечень там открытый: материал, оборудование, техническая документация или вещь для переработки названы примерами. Второе основание самостоятельное — когда уже очевидно, что в срок заказчик обязанность не выполнит.
Статья 718 добавляет содействие: заказчик обязан помогать в тех случаях и в том объёме, что записаны в договоре. Не помог — исполнитель вправе требовать одного из трёх: возмещения убытков от простоя, перенесения сроков или увеличения цены. Кодекс ставит между ними «либо».
Сам по себе срок сдачи не съезжает. По пункту 2 статьи 708 сроки в договоре меняются в случаях и в порядке, которые в этом договоре предусмотрены. Нет такого пункта — перенос становится предметом отдельной договорённости.
Автоматически наступает другое, и это важнее. Пункт 3 статьи 405: должник не считается просрочившим, пока обязательство нельзя исполнить из-за просрочки кредитора. Ваши дни ожидания — не ваша просрочка. Но дата в договоре от этого сама не меняется.
Держится это всё на письменных следах. Сообщение в мессенджере — тоже след, но его придётся выгружать и заверять. Письмо с датой и вложением выгружать не надо.
Это не юридическая консультация: свой случай стоит разобрать с юристом.
Почему ожидание дорого обходится именно вам
Заказчику молчание ничего не стоит. Со стороны кажется, что задача идёт: он же ничего не отменял. Платите за паузу вы:
- возврат в задачу — через неделю придётся вспоминать, где остановились и почему выбрали этот вариант;
- место в плане — карточка держит слот, пока вы не решаетесь взять новое;
- срок — сдвигается конец работы, а начало уже прошло.
Счёт за ожидание не выставить. Часы не шли, и это честно: вы в это время не работали. Единственная сумма, которую видно, — та, что таймер накопил до остановки. В примере с ценами это 40 минут. Остальные восемь дней объяснять придётся словами.
Держать такую строку можно в чём угодно: столбец в таблице, ярлык в почте, стикер на мониторе. Важно, чтобы у строки была дата.
В WorkClient колонки канбана подписаны так: «Входящие», «Сделать», «В работе», «Ревью», «Готово». Рядом с ними стоит отдельная «Ожидание» — ждём ответа заказчика или коллеги. Стикер с доски проекта и карточка в канбане — одна и та же задача. Заводить её дважды не нужно.
Колонка ожидания превращается в склад, если туда едет всё подряд
Если в ожидание уезжает всё, чего не хочется делать, колонка превращается в склад. Проверка простая: откройте строку «жду» и посмотрите, чьё там имя. Ваше собственное — верните карточку обратно.
Когда заказчик молчит третью неделю, статусом дело уже не решается. Проект остановился, и разговор идёт про сроки и деньги. Что делать с молчанием, за которым стоят неоплаченные счета, разобрано отдельно — заказчик не платит.
Короткие паузы в ожидание тоже не переносят: если заказчик обычно отвечает к обеду, карточке проще постоять на месте.
Есть работа, где ожидания почти нет: вёрстка по утверждённому макету, правки по закрытому списку, поток однотипных задач. Там колонка будет пустовать неделями, и заводить её заранее незачем — статус появляется вместе с первой зависшей карточкой.
Клиент не отвечает: письмо, которое можно скопировать
Письмо в день напоминания короткое: оно называет, что стоит, чем это кончится и что нужно от заказчика:
Марина, добрый день. По странице с тарифами я остановился на блоке цен — жду от вас три цены текстом, писал 6 октября.
Пока цен нет, задача стоит. Предлагаю сдвинуть сдачу на столько же дней, сколько идёт ожидание, — подтвердите, пожалуйста, новый срок.
Если цены сегодня не готовы, назовите свою дату — я вернусь к странице тогда.
Последняя строка — та, ради которой всё письмо. Назвать день заказчику легче, чем собрать цены, и после этого у карточки снова есть срок.
Второе напоминание — через неделю после первого
На первое письмо ответа может не быть. Тогда через неделю пишут второй раз. Тон тот же, но в тексте появляются история запроса и развилка:
Марина, добрый день. Возвращаюсь к странице с тарифами: цен пока нет, писал о них 6 и 13 октября.
Страница готова целиком, кроме этого блока. Дни без цен я не считаю своей просрочкой и прошу согласовать новую дату сдачи — 24 октября вместо 17-го.
Если цены задерживаются надолго, скажите прямо. Я возьму на эти дни другую работу и вернусь к странице, когда текст будет.
Третьего письма в этой схеме нет. Если и после второго тишина, карточка уходит из ожидания во входящие, а вопрос переносится из переписки в договор.