Чтобы начать вести время, программу выбирать не обязательно. Хватает одного списка проектов, одного таймера и двух вопросов вечером: сколько часов и на что. Все три шага собираются за один вечер.

Минимальная система: один список, один таймер, два вопроса вечером

Система держится на трёх вещах: список проектов, один таймер и два вопроса каждый вечер. Собрать её можно за вечер, а не за выходные.

Список проектов — это имена заказчиков или задач, за которые вы выставляете счёт. На старте хватит 3–4 строк: категории и подзадачи добавите позже, если понадобятся.

Таймер — любой, который умеет старт и стоп. Один, а не пять: несколько счётчиков одновременно только добавляют решений за день, которые не нужны.

Два вопроса вечером — сколько часов вышло и на что они ушли. Пять минут разбора дают больше, чем попытка засекать каждую минуту днём.

15 минут на старт: что сделать по шагам

1. Откройте документ или таблицу. Впишите 3–4 текущих проекта — названия заказчиков подойдут. Это займёт около 2 минут.
2. Добавьте два столбца: «начало» и «конец». Конкретное время легче исправить, чем округлённые часы, если ошиблись при вводе. Минута на настройку.
3. Включите таймер на деле, которым занимаетесь прямо сейчас, а не когда найдётся свободная минута. Ещё минута — и первая строка уже в списке.
4. Поставьте вечернее напоминание на время после конца рабочего дня. Подойдёт обычный будильник в телефоне. Минута.
5. Ответьте на два вопроса: сколько часов вышло по каждому проекту и что вы делали. В первый раз это займёт около 10 минут, дальше — 5.

На пятый день у вас накопится пять строк с цифрами. Этого хватит, чтобы увидеть, куда уходит время.

Таблица или программа: что выбрать в первую неделю

На первую неделю таблица работает не хуже программы для учёта времени. Она бесплатна, открывается на любом устройстве и не просит доступов в операционной системе.

Разница проявляется, когда за день у вас больше одного заказчика. Утром — правки одному, вечером — созвон с другим.

В таблице придётся закрывать одну строку и открывать другую, чтобы не перепутать проекты. Специализированная программа выигрывает здесь: переключение между проектами — одна кнопка, а не правка двух строк.

Тот же результат получится и в таблице: два столбца на каждый проект, начало и конец. Способ здесь не так важен, как привычка закрывать день вопросом «сколько я заработал у каждого заказчика».

Что не делать в первую неделю

Не заводите категории и теги в первый день. «Дизайн», «правки», «переписка», «созвоны» — соблазн завести пять ярлыков сразу. Часть записей останется без метки, а вечерний разбор растянется дольше пяти минут.

Не восстанавливайте время по памяти. Если забыли включить таймер и вспомнили через два часа, не пытайтесь угадать точную цифру. Запишите значение с пометкой «примерно» и включайте таймер раньше в следующий раз.

Максим Ильяхов в «Кинжале» напоминает: «Вы абсолютно точно способны сделать то, чего избегаете» (Кинжал, проверено 5 сентября 2026). К учёту времени это относится напрямую: пропущенный день не повод бросать, включите таймер снова.

Не гонитесь за точностью до минуты. Допустим, вы теряете 10 часов в месяц при ставке 1 500 ₽ — это 15 000 ₽, которых не будет в счёте. Пять минут туда-сюда за день на эту сумму не влияют.

Точность важна там, где вы выставляете счёт по часам, а не в личном учёте на старте — ставку для такого счёта лучше считать до налога, а не после (Т—Ж, проверено 5 сентября 2026).

Где эта система ломается

Учёт времени по компьютеру не подходит, если работа проходит не за экраном. Фотограф на съёмке, архитектор на объекте, копирайтер с блокнотом в кафе — таймер на компьютере в этот момент ничего не считает. Время придётся отмечать руками: в блокноте или в трекере на телефоне.

У некоторых трекеров есть автопауза: программа сама останавливает счёт, если вы отошли от компьютера. Если вы часто уходите по работе, а не отвлекаетесь, такая пауза срежет нужные минуты. Проверьте заранее, есть ли способ вернуть время.

Если вы работаете не на Маке, программа из последнего раздела вам не подойдёт. Возьмите таблицу или любой трекер под свою систему — принцип тот же.

Система подходит тем, кто большую часть дня проводит за компьютером один. Остальным нужен способ отмечать время руками — и это тоже нормально.

Что делать с записями через неделю

В конце недели сложите часы по каждому проекту. Сравните с тем, сколько вы собирались за него взять: если часов вышло больше, чем заложено в цену, вы узнали это до счёта, а не после.

Вторая проверка — сколько часов за неделю вообще попало в проекты. Если из 40 рабочих часов в записях оказалось 22, остальные ушли на переписку, поиск заказов и ожидание. Эту цифру полезно знать, когда вы считаете ставку за час.

Чеклист на первую неделю

• 3–4 проекта в списке — без категорий и тегов.
• Один таймер, запущенный на деле, которым вы заняты сейчас.
• Вечернее напоминание на время после конца рабочего дня.
• Два вопроса каждый вечер: сколько часов и на что.
• Пять дней подряд без пропуска.

Если ведёте проекты на Маке

WorkClient — программа для macOS, где у каждого проекта своя ставка: почасовая, фикс или обе сразу. До трёх параллельных таймеров ведут владелец и директор; у сотрудника и проектного гостя — один. Пока идёт таймер, в шапке видно, сколько заработано за день.

Часы превращаются в счёт со статусами «черновик», «отправлен», «оплачен». Чек всё равно нужен отдельно — это единственный обязательный документ для самозанятого (Т—Ж, проверено 5 сентября 2026).

Программа сейчас бесплатна целиком: тарифы объявлены на будущее, оплата пока не включена. Работает только на Маке, интерфейс русский. Сборка пока без подписи Apple: при первом запуске система предупредит, что не проверяла программу, и её нужно будет разрешить в настройках безопасности.

Тот же принцип работает и в таблице: способ учёта менее важен, чем привычка каждый вечер отвечать на два вопроса.

Обязательный документ у самозанятого — только чек. Счёт — ваша инициатива: заказчик видит сумму и назначение платежа до перевода денег. Собрать счёт из отработанных часов можно за десять минут — вот как.

Обязателен только чек, счёт — по договорённости

«Обязательный документ из этого списка — только чек» — так пишет Т—Ж (Наталья Вайнберг, «Как самозанятому выставить счёт», t-j.ru/platezhka-dlya-kompanii, проверено 5 сентября 2026). Счёт в этот список не входит.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не устанавливает форму ни для договора, ни для счёта. Об этом же пишет Контур.Журнал (kontur.ru/articles/6505, проверено 5 сентября 2026). Счёт — договорённость между вами и заказчиком, а не требование налоговой.

Зачем он нужен? Заказчик видит сумму и назначение платежа до перевода, бухгалтерия компании получает документ для проводки. Если платит человек, счёт часто не нужен: после оплаты вы отдаёте чек.

Что разрешает закон о самозанятых

Закон не ограничивает круг заказчиков — работать можно и с компаниями, и с людьми. Исключение: доходы от бывшего работодателя не подпадают под налог на профессиональный доход, если с увольнения прошло меньше двух лет (422-ФЗ, ст. 6, ч. 2, п. 8).

Ставки налога — 6% с денег от компаний и 4% — от людей (422-ФЗ, ст. 10). Налог считают уже после того, как деньги пришли на счёт, а не заранее.

Это не юридическая консультация. Для нестандартных случаев — например, работы с бывшим работодателем — сверяйтесь с текстом закона или спрашивайте бухгалтера.

Как собрать счёт из отработанных часов: пять шагов

Дальше — сам процесс, пять шагов. Если часы уже учтены по задачам, всё вместе занимает около десяти минут; больше всего времени уходит на сверку часов по каждой задаче.

Шаг 1. Выпишите задачи и часы за период

Откройте свой учёт времени и соберите задачи, которые ещё не попали в счёт. Получится список: что сделано и сколько часов ушло на каждую задачу.

Шаг 2. Умножьте часы на ставку

У каждой задачи — своя строка: часы умножить на ставку за час. Например, 8 часов вёрстки по 1 200 ₽ — это 9 600 ₽, а 3 часа правок по 1 500 ₽ — 4 500 ₽.

Шаг 3. Сложите строки в итоговую сумму

Итог счёта — сумма всех строк. В примере выше это 9 600 ₽ + 4 500 ₽ = 14 100 ₽. Эта сумма — доход до налога, а не после.

Шаг 4. Добавьте обязательные поля

Впишите номер, дату, свои данные с ИНН, данные заказчика и назначение платежа без слов «зарплата» или «оклад». Полный список полей — в следующем разделе.

Шаг 5. Отправьте документ до оплаты

Заказчик получает счёт, видит сумму и переводит деньги по указанным реквизитам. После перевода остаётся один шаг — чек в приложении «Мой налог».

Сумму в счёте считают до налога, а не после

Сумма в счёте — доход до вычета налога. Налог считают от неё же, а не добавляют сверху (422-ФЗ, ст. 10).

Пример: 14 100 ₽ пришли от компании. Налог на профессиональный доход — 6% от суммы, то есть 846 ₽. На счёте — 14 100 ₽, из них 846 ₽ уйдёт в налог, останется 13 254 ₽.

Если тот же счёт выставлен человеку, ставка — 4%, то есть 564 ₽. Разница в 282 ₽ зависит только от статуса заказчика, не от объёма работы.

Какие поля нужны в счёте

Обязательной формы у счёта нет, но есть поля, без которых документ бесполезен (t-j.ru/platezhka-dlya-kompanii, проверено 5 сентября 2026).

• Номер и дата — по возрастанию, без строгого формата.
• Кто выставляет — фамилия, имя, ИНН, статус плательщика налога на профессиональный доход.
• Кому — название заказчика; для компании — её ИНН и реквизиты.
• Назначение платежа — что сделано и за какой период, без слов «зарплата» или «оклад».
• Сумма — итог по всем строкам, с пометкой, входит ли налог.
• Реквизиты для перевода — карта или счёт, куда придут деньги.

Печать и подпись не нужны — закон о самозанятых не требует ни того, ни другого (t-j.ru/platezhka-dlya-kompanii, проверено 5 сентября 2026).

Счёт юрлицу можно, кроме одного случая

Юрлицо переводит деньги по счёту так же, как человек. Укажите название компании, её ИНН и реквизиты — остальные поля те же.

Исключение — бывший работодатель. Доходы от него не облагаются налогом на профессиональный доход, если с увольнения прошло меньше двух лет (422-ФЗ, ст. 6, ч. 2, п. 8).

После оплаты остаётся чек — его формируют в приложении «Мой налог» отдельно от счёта. «Лучше всего отдать чек сразу после оплаты — так меньше шанс забыть», — советует Антон Дыбов (Т-Банк, secrets.tbank.ru, проверено 5 сентября 2026).

Где это ломается: частые ошибки

• Назначение платежа со словом «зарплата» или «оклад» — риск, что отношения сочтут трудовыми (kontur.ru/articles/6505).
• Забытый чек после оплаты — заказчик не сможет закрыть расход документом (secrets.tbank.ru).
• Счёт, собранный по памяти, а не из учёта часов — сумма расходится с реальностью, и заказчик замечает первым.
• Перепутанный статус заказчика — компания и человек облагаются по разным ставкам налога (422-ФЗ, ст. 10).

Если считаете часы в WorkClient

Собрать счёт можно и вручную — таблица с шестью полями работает без каких-либо программ. Но если вы уже пишете часы по проекту в WorkClient, эти часы превращаются в строки счёта сами.

У счёта три статуса — «черновик», «отправлен», «оплачен», а готовый документ выгружается в PDF. Оплаты в программе пока нет: всё бесплатно, тарифы объявлены, но не включены.

Программа работает только на macOS, интерфейс — русский.

Сборка пока без подписи Apple: при первом запуске macOS предупредит, что не проверила программу; открыть её нужно вручную через «Системные настройки» → «Конфиденциальность и безопасность». Счёт из программы не заменяет чек — его всё равно формируют в приложении «Мой налог» после оплаты.

Вывод

• Чек обязателен, счёт — по договорённости с заказчиком.
• Сумма счёта — «часы × ставка», а не оценка на глаз.
• Налог считают от суммы счёта: 6% с компаний, 4% с людей (422-ФЗ, ст. 10).
• Исключение — бывший работодатель: его доходы не облагаются налогом на профессиональный доход в течение двух лет после увольнения.
• После оплаты — отдельный шаг: чек в приложении «Мой налог».

Час фрилансера считают не от 160 рабочих часов в месяце, а от 80–100 оплачиваемых. Формула — доход на руки с учётом налога плюс расходы, делённые на оплачиваемые часы. Дальше — как посчитать свои числа.

Ставка — доход за месяц, поделённый на оплачиваемые часы, а не на 160

Норма 160 часов в месяце — стандарт найма при 40-часовой неделе. Фрилансер продаёт не всё рабочее время.

Часть дня уходит на переписку, правки без отдельной оплаты и поиск следующего заказа. Эти часы в почасовую ставку не попадают.

Если делить доход на 160 часов, ставка выходит заниженной. Насколько — видно в примере ниже: там расчёт на 90 часах и на 160 часах отличается почти вдвое.

Оплачиваемых часов обычно 80–100, а не 160

«Поиск заказов — тоже часть работы, но фрилансерам за это не платят», — пишет Анастасия Троянова в разборе стоимости проекта для Т—Ж. Спорить с этим сложно.

Из календарных 160 часов вычитают простой между проектами, административные задачи и ожидание ответа заказчика. Правки, которые не входили в смету, тоже съедают время бесплатно.

Диапазон 80–100 часов — рабочая оценка, а не закон: у кого-то выходит 60, у кого-то 120. Точное число берут только из своего журнала времени за два-три месяца — это единственная цифра, которой стоит верить.

Налог НПД добавляют к ставке, а не вычитают из неё

Федеральный закон от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ ввёл налог на профессиональный доход. Ставка — 4% с оплаты от физических лиц и 6% — от компаний и ИП.

Налог платят с суммы, которая пришла на счёт, а не с той, что осталась после расходов. Значит, ставку в час нужно поднять заранее, а не вычитать налог после оплаты.

Это не юридическая консультация. Если нужен точный расчёт под свою ситуацию, льготы или регион — свериться с сайтом ФНС или с бухгалтером.

Формула целиком: доход плюс налог плюс расходы, делённые на оплачиваемые часы

Формула — три шага.

1. Доход до налога: доход на руки ÷ (1 − ставка налога).
2. К результату прибавьте месячные расходы на работу: программы, эквайринг, связь.
3. Сумму разделите на число оплачиваемых часов.

Входные числа у каждого свои: доход, ставка налога, расходы и то, сколько часов реально продано за месяц.

Пример: дизайнер хочет 100 000 ₽ на руки в месяц

Дизайнер работает с ИП и компаниями, платит 6% налога на профессиональный доход. Цель — 100 000 ₽ на руки.

Шаг 1. Доход до налога: 100 000 ₽ ÷ (1 − 0,06) ≈ 106 383 ₽.

Шаг 2. Расходы за месяц — пример: программы, эквайринг, связь — 6 000 ₽. Итого 112 383 ₽.

Шаг 3. Оплачиваемых часов в этом месяце — 90. Ставка: 112 383 ₽ ÷ 90 ≈ 1 249 ₽ в час. Округляем до 1 250 ₽.

Если взять 160 часов вместо 90, формула даёт 702 ₽ — почти вдвое меньше 1 250 ₽. Это и есть недооценка, о которой шла речь в начале статьи.

Когда формула даёт цифру, которую рынок не примет

Бывает, что расчётная ставка выше того, что готовы платить в вашей нише. Формула считает расходы и время, а не готовность заказчиков.

Если рынок в нише готов платить 800 ₽, а расчёт даёт 1 250 ₽, разница выходит почти в 1,6 раза. Одна цифра переговоры не выигрывает: заказчик сравнивает с рынком, а не с вашей арифметикой.

Три рабочих выхода:

• сузить нишу до той, где ценность работы выше;
• поднять объём работы за то же время;
• поднять сложность и ответственность задач.

Как перевести ставку в цену проекта

Заказчики часто просят одну цифру за проект, а не ставку в час. Считают её из той же ставки: оценка часов × ставка + запас на правки.

Пример: макет на 20 часов по 1 250 ₽ — 25 000 ₽. Правки почти всегда выходят за смету, поэтому к оценке добавляют запас 15–20%: итог 29 000–30 000 ₽. Если правок не будет, вы заработали на запасе; если будут — не работаете бесплатно.

Часы при этом стоит вести и внутри фиксированного проекта: так видно, во что реально обошёлся проект, и следующую оценку вы дадите точнее.

Округление часов: минимальный интервал

Семь минут ответа на письмо трудно выставить в счёт по секундам. Договоритесь с заказчиком о минимальном интервале: обычно 15 минут, реже 30.

Всё, что меньше интервала, округляют вверх до него. Правило пишут в договоре или в первом счёте, чтобы вопросов не было потом. Учёт при этом ведут точный — до минуты, — а округляют только в счёте.

Одна ставка или несколько

Ставка не обязана быть одной на всё. Созвоны, согласования и срочные правки съедают больше нервов, чем чистая работа, — их часто ведут по повышенной ставке или отдельной строкой.

Простое правило: базовая ставка — на основную работу, срочность — плюс 30–50%, встречи — по базовой, но с минимальным интервалом в час. Главное — назвать эти условия заказчику до начала, а не в счёте.

Что делать дальше

• Посчитайте оплачиваемые часы за последние три месяца по своему журналу времени — не берите 160 по умолчанию.
• Добавьте налог до, а не после: доход на руки ÷ (1 − ставка налога).
• Включите расходы на работу в формулу, даже небольшие.
• Пересчитывайте ставку каждые несколько месяцев, а не один раз.
• Если рынок не принимает цифру — меняйте нишу или объём, а не занижайте ставку.
• Назовите заказчику условия до старта: интервал округления, надбавку за срочность, как считаются встречи.

Как вести посчитанные часы

Посчитанную ставку нужно привязать к работе: часы должны попадать в проект и в счёт. Вести их можно в таблице — колонка со стартом, колонка с концом, отдельная строка на каждого заказчика.

WorkClient считает часы сам. Запускаете таймер — ставка проекта умножается на время. В конце месяца часы превращаются в счёт со статусами «черновик», «отправлен», «оплачен». Программа работает только на Маке, интерфейс русский, сейчас всё бесплатно: тарифы объявлены, но оплата не включена.

Сборка пока без подписи Apple. macOS предупредит, что программу не проверила Apple, и может показать «повреждена и не может быть открыта». Открыть её можно вручную через «Конфиденциальность и безопасность».