Единственный обязательный документ по закону — чек из приложения «Мой налог». Счёт и акт закон не требует. Без счёта бухгалтерия не переведёт деньги, а без акта сложно оспорить претензии к макетам.
Это не юридическая консультация: свой случай стоит разобрать с юристом.
Чек — единственный обязательный документ по закону № 422-ФЗ
Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ обязывает самозанятого сформировать чек при каждом поступлении денег. Чек подтверждает доход исполнителя. Заказчик учитывает эти расходы при расчёте своей налоговой базы.
Сроки зависят от способа оплаты. Это часть 3 статьи 14 закона № 422-ФЗ. При расчёте наличными чек передают сразу. При безналичном переводе от компании чек формируют не позднее 9-го числа следующего месяца.
За невыдачу чека действует штраф по статье 129.13 НК РФ. Он составляет 20% от суммы расчёта. При повторном нарушении в течение шести месяцев штраф вырастет до 100%.
Чек формируют в приложении «Мой налог». Там указывают наименование услуги, сумму и ИНН компании-заказчика. Ссылку на чек или готовый файл отправляют на электронную почту бухгалтерии.
Счёт нужен бухгалтерии заказчика, чтобы провести платёж
Налоговая инспекция не требует от плательщика НПД выставлять счёт. Однако юридические лица работают через расчётный счёт. Бухгалтеру нужно основание, чтобы банк списал деньги.
В счёте фиксируют банковские реквизиты, перечень услуг, объём часов и ставку. При почасовой оплате в строках документа подробно расписывают затраченное время по каждой задаче проекта.
Часы для счёта считают вручную в таблице. Либо собирают автоматически. Во втором случае отработанное время переводят в строки документа и выгружают файл в формате PDF.
Счёт защищает от путаницы в платежах. В назначении перевода бухгалтер указывает номер документа. Это исключает споры о том, за какой именно этап работы пришли деньги.
Акт фиксирует приёмку работы и защищает от претензий
Для подтверждения расходов в налоговом учёте акт обычно не требуется. Минфин в письме от 21.10.2020 № 03-11-11/91835 пояснил: акт можно не составлять, если самозанятый выдал чек, а договор не требует акта.
А без чека расходы компания учесть не сможет вовсе (письмо от 03.07.2024 № 03-11-11/61917).
Исключение — длящиеся услуги с предоплатой, где дата чека не совпадает с периодом работ. В остальных случаях акт защищает от споров в суде.
Чек подтверждает только оплату, но не фиксирует объём и качество переданных макетов. Если заказчик потребует вернуть гонорар, подписанный акт подтвердит сдачу проекта в срок.
В акте фиксируют: работа выполнена полностью, претензий у заказчика нет. Альтернатива — условие в договоре об автоматической приёмке за пять рабочих дней при отсутствии письменных замечаний.
Что писать в чеке и в назначении платежа
В чеке из «Мой налог» пишут, что сделано: «Дизайн главной страницы сайта», «Правки макетов, сентябрь». Слова «зарплата», «оклад» и «премия» в чеке и в назначении платежа недопустимы. Так отношения с заказчиком начинают выглядеть трудовыми. Это риск для обеих сторон.
Если заказчик — компания или ИП, в чеке нужен его ИНН, тогда налог составит 6%. Без ИНН чек считается выданным человеку, и ставка будет 4 %. Но в расходы компания его не примет.
Проверьте ИНН до того, как нажали «Выдать чек»: исправить чек можно только аннулированием и новым документом.
Если заказчик — обычный человек
С физическим лицом всё проще. Счёт не нужен: человек переводит деньги на карту по договорённости. Акт тоже редко нужен. Он пригодится на дорогих и долгих проектах, где важно зафиксировать приёмку.
Обязателен всё тот же чек, но ставка налога — 4%. Чек отправляют сразу после оплаты. Наличными или переводом на карту — неважно. Достаточно ссылки или картинки из «Мой налог».
Сколько документов держать на один проект
По наблюдениям нашего агентства, на одного заказчика за проект набирается до десятка бумаг. Договор, приложения к нему, техническое задание, акты по этапам, соглашение о конфиденциальности, счета. Заводить их все на каждый заказ не нужно.
Минимальный набор для самозанятого дизайнера: договор с описанием результата и порядком приёмки, счёт под каждый платёж от компании и чек после каждой оплаты. Акт добавляйте на крупных этапах или когда его просит заказчик.
Сравнение трёх документов: когда требовать, когда отдавать
В таблице собраны различия между чеком, счётом и актом для независимого дизайнера.
| Документ | Кто формирует | Обязателен по закону | Чем грозит отсутствие |
|---|---|---|---|
| Чек | Самозанятый | Да, по 422-ФЗ | Штраф 20% от суммы по ст. 129.13 НК РФ |
| Счёт | Самозанятый | Нет | Бухгалтерия задержит или не проведёт оплату |
| Акт приёмки | Самозанятый или заказчик | Нет, если иное не в договоре | Риск гражданских споров по объёму и качеству работы |
Правило простое. Чек отдают всегда. Счёт выставляют, когда заказчик платит по безналичному расчёту. Акт подписывают на крупных этапах, чтобы закрыть риски бесконечных правок.
Как хранить договоры, акты и файлы по проекту без путаницы
По наблюдениям нашего агентства UXCODE, на одного заказчика накапливается до десятка документов. Это договоры, приложения, технические задания, акты и соглашения о конфиденциальности. Без единой системы на поиск нужного файла уходит время.
Организовать порядок можно в папках на диске компьютера. Туда вручную сохраняют подписанные сканы документов и файлы макетов.
Другой путь — вести проекты в единой программе. В WorkClient файлы проекта загружаются в облако. Счёт собирается прямо из отработанных часов и сохраняется в PDF.
Чек формируют отдельно: в «Моём налоге» или у банка-партнёра ФНС, если деньги приходят через него. Обычная программа учёта такого права не имеет.
Если ведёте проекты на Маке — WorkClient закрывает эти задачи: таймеры, счёт из часов, файлы проекта.
Что делать самозанятому на каждом проекте
- Пробивать чек до 9-го числа следующего месяца при безналичной оплате от компаний, чтобы избежать штрафа 20% по статье 129.13 НК РФ.
- Выставлять счёт с подробными строками часов и реквизитами, чтобы бухгалтерия клиента быстро провела платёж.
- Подписывать акт приёмки либо вносить в договор пункт об автоматической приёмке макетов за 5 рабочих дней.
- Хранить договоры, приложения и акты по каждому клиенту в единой карточке проекта или структурированной папке.