Из восьми рабочих часов в счёт попадают не восемь. Биллабл-часы — время по задаче заказчика, оплаченное по согласованной ставке. Всё прочее зовут неоплачиваемым: переписка о будущих проектах, документы, учёба, своё портфолио. Английское billable hours переводится дословно: часы, которые можно выставить к оплате.
Термин пришёл из юридических фирм, где время клиента меряют шестиминутными долями.
0,1 часа — минимальная строка в счёте, и на неё округляют всё, что короче: письмо, звонок, подпись. Так устроена таблица перевода минут в доли часа окружного федерального суда США. У фрилансера принцип тот же, только считать приходится самому.
Что попадает в счёт, а что мимо счёта
К оплачиваемым относят работу, которую заказчик просил и принял. Остальное делается для себя и в счёт не идёт.
| В счёт | Мимо счёта |
|---|---|
| Макеты, вёрстка, код, текст — то, за чем к вам пришли | Поиск заказов, сметы, переговоры о будущей работе |
| Созвоны и переписка по конкретному проекту | Счета, чеки, акты, банк и налоги |
| Правки, если они не входили в цену | Учёба и знакомство с новыми программами |
| Сбор материалов и разбор требований заказчика | Портфолио, сайт, соцсети |
| Передача исходников и сдача работы | Простой между заказами |
Граница проходит по одному признаку. У работы есть заказчик, который её просил. И цена, о которой договорились заранее.
Статья 91 Трудового кодекса считает рабочим временем всё, пока работник исполняет обязанности, и держит норму 40 часов в неделю. У фрилансера такой нормы нет: заказчик оплачивает не занятость, а работу по своей задаче.
Это не юридическая консультация: свой случай стоит разобрать с юристом.
Три вопроса для спорного часа
Спорный час разбирают тремя вопросами. Один ответ «нет» — час в счёт не идёт.
- Кто просил эту работу? Заказчик — письмом, задачей или голосом на созвоне.
- Знал ли он о ней заранее? Час, о котором узнают из счёта, даёт спор.
- Как это выглядит в строке счёта? «Прототип каталога, 55 минут» — годится, «разбирался в плагине» — нет.
Третий вопрос отсекает больше всего. Учёба, опыты с инструментами и наведение порядка у себя — работа, но не заказчика.
Когда уверенного ответа нет, час ещё не начался — и это удача. Спросите заказчика заранее: «Эту доработку я пишу в проект?» Один вопрос до работы дешевле спора по счёту через месяц.
День дизайнера по минутам: восемь часов работы, 5 ч 15 мин в счёт
Возьмём день дизайнера с двумя проектами. Он садится за стол в 9:30 и закрывает ноутбук в 18:10.
| Время | Что происходит | В счёт |
|---|---|---|
| 9:30–10:00 | Почта и чаты: ответы по двум проектам и письма не по делу | Нет |
| 10:00–10:45 | Созвон с заказчиком А про каталог | Да, проект А |
| 10:45–13:00 | Макет каталога | Да, проект А |
| 13:00–13:40 | Обед | Нет |
| 13:40–15:00 | Правки по списку, проект Б | Да, проект Б |
| 15:00–15:35 | Разговор с новым заказчиком о смете | Нет |
| 15:35–15:55 | Счёт за прошлый месяц и чек | Нет |
| 15:55–16:45 | Урок по анимации интерфейсов | Нет |
| 16:45–17:40 | Прототип из макетов, проект А | Да, проект А |
| 17:40–18:10 | Портфолио: новая работа на сайт | Нет |
Итог дня у дизайнера: восемь часов работы, из них 5 ч 15 мин в счёт. Оплачиваемыми вышли созвон, макет, правки второго проекта и прототип. Остальные 2 ч 45 мин — почта, смета, документы, урок и портфолио.
День собран для примера, это не чей-то реальный табель.
Получасовой разбор почты — самый спорный кусок этого дня. Ответы по текущим проектам относят к ним. Письма про будущую работу — нет.
Пропавшими эти 2 ч 45 мин не назовёшь. Их оплачивает ставка, а она считается от часов, которые дойдут до счёта. Арифметика месяца разобрана отдельно — сколько часов в месяце оплачиваются. Формула самой ставки — в разборе про цену часа.
Как помечать billable hours: отметка в трекере или колонка в таблице
Отметку ставят в тот же день. Через две недели никто не вспомнит, чей был тот час и о чём шла переписка.
| Способ | Как помечается | Что нужно вечером |
|---|---|---|
| Таблица | Колонка «в счёт»: да или нет | 5 минут: вписать строки за день |
| Блокнот | Плюс у оплачиваемой строки, минус у своей | 2 минуты: свести часы за день |
| Трекер | Признак у записи, ставка у проекта | Ничего: отметка встала при запуске |
Неоплачиваемое пишут в ту же таблицу. Через две-три недели видно свою долю: сколько часов дошло до счёта и сколько ушло на всё остальное. Это журнал времени. Учёт денег по счетам устроен иначе и живёт отдельно — как вести учёт доходов.
В трекерах такая отметка встроена. У записи в Toggl есть признак оплачиваемости, а ставка задаётся на уровне пространства, проекта, участника или задачи. В Clockify запись переключают значком доллара. Проект помечают оплачиваемым по умолчанию, чтобы не отмечать каждую запись руками.
В WorkClient время пишется на проект, а часы проекта превращаются в строки счёта по его ставке. Свои дела удобно вести отдельным проектом: в счёт заказчику такие часы не уходят.
Где граница размывается: фикс, ретейнер и чужие созвоны
Деление держится не в каждом проекте. На фиксе заказчик купил результат целиком, и часы считают для себя — чтобы видеть себестоимость. Что выбрать в конкретном проекте, разобрано в статье час или фикс.
На ретейнере оплачен месяц вашей доступности. Часы внутри месяца отдельными строками не выставляют, пока они не вышли за оговорённый объём.
Отдельная морока — встречи, где вы нужны десять минут из шестидесяти. Честнее списать те минуты, когда вы говорили.
Ещё спорнее правки. Часть входит в цену, часть идёт сверх неё. Как делят одно и другое — в разборе про итерации правок.
Как решить спорный час за минуту
- Спросите, кто просил эту работу: заказчик письмом и задачей или вы сами.
- Проверьте, знал ли он о часе заранее — до того, как час случился.
- Проговорите строку счёта вслух: «Прототип каталога, 55 минут» звучит, «разбирался в плагине» — нет.
- Не ждите, что все восемь часов работы попадут в счёт: документы и поиск заказов не оплачивает никто.
- Ставку считайте от часов, которые дойдут до счёта.