Проект уходит в минус задолго до сдачи. Увидеть это можно на четырнадцатый день. Часы, потраченные на проект, делят на долю закрытых задач — выходит прогноз по всему проекту.
Фиксированная цена не оставляет запаса: сумма подписана, а часы растут молча. Пока их считают по ощущению, перерасход всплывает в последнюю неделю. Исправлять его тогда уже нечем.
Пример на весь текст — проект «Сойка». Мобильный сервис, около сотни задач, срок шесть недель. Фикс 300 000 ₽, смета 150 часов, час продан за 2 000 ₽. Сорок задач отданы подрядчику со стороны по 1 600 ₽ за час.
Четырнадцатый день: часы делят на долю закрытых задач
К концу второй недели у проекта уже есть обе нужные цифры. Сколько часов потрачено и сколько задач закрыто. Этого хватает, чтобы посчитать итог всей работы.
Прогноз на второй неделе считается так: часы, потраченные на проект, делят на долю закрытых задач. Пример: к концу второй недели ушло 45 часов, закрыто 20 задач из ста. Сорок пять делим на 0,2 — получается 225 часов против 150 по смете. При фиксе 300 000 ₽ час падает с 2 000 до 1 333 ₽.
Закрытой считается задача, которую вы больше не откроете: сделана, проверена, отдана. «Почти готово» в долю не идёт — именно на нём прогноз и врёт в приятную сторону.
Вторая неделя выбрана не случайно. К этому дню разгон уже кончился, а до сдачи ещё четыре недели из шести.
Прогноз сходится тем точнее, чем ровнее идут задачи. В «Сойке» проект и закончился на 225 часах: цифра четырнадцатого дня совпала с итогом шестой недели.
Дальше цифра переводится в решение. Прогноз выше сметы — значит, идти к заказчику сейчас, пока запас ещё есть.
Прогноз ниже сметы тоже говорит дело: оценка была с запасом, и следующий такой проект можно брать быстрее или продавать дешевле.
Прогноз собирается из двух записей: часов и статусов задач
Обе записи живут и в таблице. Строка на день для часов, колонка статуса для задач. Часы подрядчика идут в тот же счёт, ведь проекту всё равно, чьей рукой они потрачены.
Для прогноза хватает суммы часов по проекту. Разбивка по задачам нужна потом, когда ищут причину. Считать удобнее в одно и то же время — например, каждую вторую пятницу после обеда. Тогда цифра появляется сама, без напоминания.
В UXCODE часть задач на таком проекте уходит подрядчикам со стороны. Задачу они закрывают у себя. А вы узнаёте об этом на следующий день. Целые сутки прогноз считается по вчерашней доле готового.
В WorkClient часы пишутся на проект. Там же лежат его задачи со статусами. Обе цифры для прогноза берутся из одного окна, без сведения двух файлов по вечерам.
Откуда в «Сойке» взялись лишние 75 часов
Смета была 150 часов, факт вышел 225. Разница собралась из двух источников, и оба видны в прогнозе уже на второй неделе.
| Откуда часы | Сверх сметы | Цена по ставке проекта |
|---|---|---|
| Созвоны, сборка файлов, экспорт, переписка по приёмке: в смету попало одно рисование | 40 часов | 80 000 ₽ |
| Правки без границы — четыре круга вместо двух | 35 часов | 70 000 ₽ |
| Итого | 75 часов | 150 000 ₽ работы, за которую не заплатят |
Оба источника растут незаметно по одной причине: ни созвон, ни лишний круг правок не выглядят работой, за которую выставляют счёт.
Обе строки — упущенная выручка: работа сделана, денег за неё нет. Какие часы вообще попадают в смету и какие остаются за её краем, разобрано в биллабл-часах, а число кругов правок — в статье про итерации.
Кассовый разрыв считается отдельно. Это другие деньги: подрядчику вы платите по его счетам, пока заказчик не заплатил ничего. Размер аванса и слова для первого письма — в статье про предоплату.
Поднять цену задним числом не выйдет. По статье 709 Гражданского кодекса цена бывает твёрдой или приблизительной, и без прямой оговорки в договоре она считается твёрдой. Твёрдую подрядчик увеличить не вправе.
Исключение одно, и для дизайна оно почти не работает. Существенно подорожали материалы, оборудование или услуги сторонних исполнителей, которых нельзя было предусмотреть при подписании. Выросший объём работы под него не подходит.
Сам выбор между часом и фиксом разобран отдельно, в статье «Час или фикс».
Где прогноз врёт
Прогноз держится на доле готового и врёт ровно там, где врёт она. Первая неделя не годится вовсе. Время уходит на разгон, договорённости и первые подходы к стилю, а закрытых задач почти нет.
Короткий список ломает ту же арифметику. Если задач пять, каждая закрытая двигает долю на двадцать пунктов. И даже точная цифра показывает часы, но молчит о причине — её ищут уже по записям.
Прогноз не заменяет разговора: цифра убеждает только того, кто согласился её считать.
Что успеть за оставшиеся четыре недели
Четырнадцатый день оставляет запас, которого в последнюю неделю уже нет. Вот что в него помещается:
- пересчитать оставшиеся задачи в часах и сравнить с остатком бюджета;
- показать заказчику выросший объём и назвать цену дополнительной работы;
- вынести всё, чего не было в согласованном списке, в отдельную оплату;
- закрыть остаток проекта этапами, с актом и платежом на каждом.
Цифру заказчику показывают как факт с решением: «по часам проект идёт на 225 вместо 150, вот что предлагаю сократить». Спор о виноватом в этот разговор не входит.
Молчать тут невыгодно. По статье 715 Гражданского кодекса заказчик вправе во всякое время проверять ход работы. Если станет очевидно, что она не будет выполнена надлежащим образом, он вправе назначить срок на исправление или отказаться от договора.
Разговор о деньгах тем дешевле, чем раньше он случился: на второй неделе это пересмотр плана, на шестой — уже просьба.
Это не юридическая консультация: свой случай стоит разобрать с юристом.
Четыре цифры для четырнадцатого дня
- Часы, потраченные на проект к концу второй недели.
- Доля закрытых задач в тот же день.
- Прогноз всей работы: первое поделить на второе.
- Цена часа в прогнозе: фикс поделить на прогноз часов.
Прогноз выше сметы — разговор с заказчиком в тот же день, а не после сдачи.
Если ведёте проекты на Маке, в WorkClient есть разбор по неделям: куда ушло время и какие проекты держатся в плюсе.