Что такое таймшит простыми словами: чем он отличается от табеля и отчёта

Таймшит — таблица отработанных часов, которую исполнитель отдаёт заказчику вместе со счётом. В строке стоят дата, проект, короткое описание работы и число часов, которые на неё ушли. Внизу итог, из которого получается сумма. Утверждённой формы у таймшита нет: его вид задаёт договор.

Слово звучит официально, и отсюда путаница. Таймшит принимают то за табель из отдела кадров, то за отчёт о проделанной работе. Бумаги три, и подменять одну другой выходит дорого.

Timesheet — это «лист времени», и по-русски пишут кто как

Английское timesheet сложено из time и sheet: лист, на котором записано время. По-русски встречаются три написания — «таймшит», «тайм-шит» и «тайм шит».

Все три об одном. Словарной нормы пока нет.

Рядом живёт похожее слово с чужим смыслом. Таймшифт — отложенный просмотр телепередачи, и к рабочим часам он не относится.

В зарубежных трекерах timesheet — название экрана с сеткой на неделю. В справке Clockify сказано, что этот вид сделан для тех, кто предпочитает заносить время руками в конце дня или недели.

Отсюда и привычка. Кнопку «старт» такой человек не нажимает вовсе: он вспоминает вечером и заполняет сетку.

Пять строк, которые заказчик читает за минуту

Вторник, без десяти семь. Копирайтер Марина закрывает ноутбук и зависает над последней строкой. «Два с половиной или два сорок?» — она честно не помнит и ставит 2 ч 30 мин. В пятницу этот файл уйдёт заказчику вместе со счётом.

Итого 11 часов. Ставка у Марины одна — 1 200 ₽ за час, значит, в счёте будет 13 200 ₽. Заказчик складывает столбец сам и видит, чем был занят каждый день недели.

Складывать часы с минутами — отдельная морока: таблица легко выдаёт 16:55 вместо 40:55. Как считать такой столбец без ошибок, разобрано в калькуляторе рабочего времени.

Колонок бывает больше: ставка, сумма строкой, номер задачи, пометка об оплачиваемости. Меньше — уже не таймшит: без даты и часов строка ничего не подтверждает. Какие часы из рабочего дня вообще попадают в счёт, разобрано отдельно — биллабл-часы.

Марина набивает строки руками — многие так и ведут таймшит годами. Если часы уже пишутся по проектам, недельный список собирается сам; с чего начать такой учёт, показано в заметке про первые 15 минут.

В WorkClient время пишется на проект, а свод по дням и неделям открывается отдельным экраном. Неделю Марины там видно без пересчёта: часы уже разложены по проектам и дням.

Табель заводят на работника, а таймшит — на заказчика

Табель — кадровый документ. Трудовой кодекс в статье 91 обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Там же названа норма, от которой считают переработки: 40 часов в неделю при обычном режиме.

Вид табеля задан сверху. Госкомстат утвердил формы Т-12 и Т-13 постановлением от 5 января 2004 года № 1. В Т-12 часы идут вместе с расчётом оплаты, в Т-13 — только часы.

С 2013 года эти бланки перестали быть обязательными, но форму организация всё равно утверждает приказом.

Свободной таблицей тут не обойтись.

Главное различие — в том, кто с кем связан. Табель работодатель ведёт на своего сотрудника: явки, неявки, отпуска, больничные, коды буквами. У фрилансера работодателя нет — есть заказчик, и отношения между ними описывает Гражданский кодекс, а не Трудовой.

Отсюда простой вывод. Табель на фрилансера не заводят, требовать его заказчик не вправе, а просьба «пришлите табель» почти всегда означает «пришлите часы».

Отчёт отвечает на «что сделано», таймшит — на «сколько часов»

Отчёт о проделанной работе пишут словами: что сдано, что в работе, где ждём ответа. Таймшит пишут цифрами. Смотрят их разные люди: отчёт читает тот, кто принимает работу, таймшит — тот, кто подписывает платёж.

В маленьком проекте оба живут в одном письме и потому сливаются в голове заказчика. Разница вылезает в споре. На вопрос «почему так дорого» отвечает таймшит. На «чем вы вообще занимались» — отчёт.

Что и до какой глубины показывать заказчику — в отчёте по времени, а формат недельного письма — в отчёте заказчику за неделю.

Таймшит становится основанием платежа, когда его назвал договор

Сам по себе файл с часами никого ни к чему не обязывает. Гражданский кодекс в статье 781 говорит коротко: заказчик оплачивает услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре. Значит, вес таблице придаёт договор.

Если про часы в договоре нет ни слова, таймшит остаётся вашей личной записью. Заказчик вправе на неё не смотреть и заплатить ровно столько, сколько обещал на старте. Так и бывает при фиксированной цене.

Таймшит тогда на сумму не влияет: часы нужны вам самим — увидеть себестоимость и вовремя заметить, что проект уходит в минус.

То же с абонентской платой и ретейнером. Человек платит за то, что вы доступны в течение месяца, и подробная сетка часов скорее заведёт спор, чем снимет его.

Договоры обычно ограничиваются одной строкой: оплата по фактически отработанным часам, часы подтверждаются таймшитом, форма идёт приложением, на замечания — три рабочих дня. После этого таблица перестаёт быть вашей домашней бухгалтерией и становится частью сделки.

Дальше таймшит живёт рядом с двумя бумагами. Акт закрывает работу, счёт просит денег, таймшит объясняет сумму; как собрать счёт из отработанных часов — отдельный разговор.

Это не юридическая консультация: свой случай стоит разобрать с юристом.

У моряков таймшитом называют совсем другую бумагу

В морских перевозках таймшитом зовут лист учёта стояночного времени судна в порту — бумагу капитана и агента. По часам расписано, когда судно подали под погрузку, когда шли грузовые работы, когда стояли из-за дождя.

Образец такого листа — три записи из нескольких десятков за одну стоянку:

Считают по нему сталийное время — срок, который Кодекс торгового мореплавания в статье 130 отводит на погрузку без доплат к фрахту. Просрочили — фрахтователь платит за простой. Управились раньше — судовладелец возвращает часть денег.

Общий у двух таймшитов только принцип: час записан, час посчитан, час оплачен. Но если вы искали образец для порта, вам нужен документ капитана, а не таблица фрилансера.

Так таймшит — это документ или нет?

Пока договор о нём молчит — нет. Это рабочая таблица, которой можно верить или не верить, и вся её сила держится на вашей репутации.

Как только в договоре появилась строка про подтверждение часов, файл становится приложением к счёту. По нему считают сумму, на него ссылается акт, им закрывают спор о лишнем часе.

Само слово «таймшит» писать при этом не обязательно: достаточно назвать вещь — перечень отработанных часов по форме приложения.

Слабое место у любого таймшита одно. Часы, которые вы вспомнили спустя две недели, не подтверждаются ничем, кроме вашей памяти. В споре такую строку вычёркивают первой. Обидно тут даже не за деньги: работа-то была.

Проверить свою таблицу можно одним вопросом: посчитает ли заказчик по ней сумму без вас. Посчитает — это таймшит. Не посчитает — это заметки.